ГУБЕРНАТОР ХАНТЫ - МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 28 июня 2001 г. N 290-рг
О ПРОВЕДЕНИИ ОКРУЖНОГО СМОТРА - КОНКУРСА
СРЕДИ ОТДЕЛОВ ЗАГСА
ХАНТЫ - МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПО СОЗДАНИЮ УСЛОВИЙ
ДЛЯ ХРАНЕНИЯ И УЧЕТА АРХИВНОГО ФОНДА
В соответствии с планом работы Управления ЗАГСа Ханты -
Мансийского автономного округа в целях всестороннего изучения
фактического состояния архивного фонда в отделах ЗАГСа округа,
совершенствования архивной работы, разработки и реализации мер по
улучшению условий хранения, безопасности, учета архивного фонда:
1. Управлению ЗАГСа Ханты - Мансийского автономного округа
(Струженко В.И.) провести смотр - конкурс среди отделов ЗАГСа
Ханты - Мансийского автономного округа в 2001 - 2002 годах по
созданию условий для хранения и учета архивного фонда.
2. Утвердить Положение о смотре - конкурсе и состав
оргкомитета согласно приложениям 1, 2.
3. Департаменту финансов автономного округа (Дюдина В.А.) при
формировании бюджета округа на 2002 год предусмотреть средства для
премирования победителей смотра - конкурса в размере 200 тыс.
рублей в 2001 - 2002 годах.
4. Контроль за выполнением распоряжения возложить на
управляющего делами Губернатора автономного округа Гербера А.Э.
Губернатор
автономного округа
А.В.ФИЛИПЕНКО
Приложение N 1
к распоряжению
Губернатора
Ханты - Мансийского
автономного округа
от 28 июня 2001 г. N 290-рг
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПРОВЕДЕНИИ ОКРУЖНОГО СМОТРА - КОНКУРСА
СРЕДИ ОТДЕЛОВ ЗАГСА
ХАНТЫ - МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПО СОЗДАНИЮ УСЛОВИЙ
ДЛЯ ХРАНЕНИЯ И УЧЕТА АРХИВНОГО ФОНДА
I. Цели и задачи смотра - конкурса
Смотр - конкурс проводится в целях:
- всестороннего изучения фактического состояния архивного
фонда в отделах ЗАГСа округа;
- совершенствования архивной работы в отделах ЗАГСа округа;
- разработки и реализации мер по улучшению условий хранения,
безопасности, учета архивного фонда, совершенствованию материально
- технической базы архива;
- обеспечения сохранности архивных документов;
- распространения лучшего опыта.
II. Участники смотра - конкурса
В смотре - конкурсе принимают участие все отделы ЗАГСа
муниципальных образований Ханты - Мансийского автономного округа.
III. Порядок проведения смотра - конкурса
Организацию и проведение смотра - конкурса осуществляют
Управление ЗАГСа Ханты - Мансийского автономного округа и коллегия
при Управлении ЗАГСа Ханты - Мансийского автономного округа.
Смотр - конкурс проводится в два этапа:
I этап (с марта по декабрь 2001 года) - создание материально -
технической базы. При подведении итогов I этапа проводится
жеребьевка для составления графика смотра - конкурса.
II этап (с января по декабрь 2002 года) - смотр - конкурс.
IV. Показатели смотра - конкурса
1. Здание и помещение архива: соответствие помещения
нормативным требованиям (специально выстроенное или
приспособленное, удаленность от объектов, опасных в пожарном
отношении, изолированность от других помещений, гарантированность
от затопления, укрепленность окон и дверей).
2. Оборудование архива, хранилища:
- наличие и состояние охранно - пожарной сигнализации, средств
пожаротушения, плана эвакуации людей и документов, скрытой
проводки, электроосветителей закрытого типа, заземления
электрооборудования;
- наличие стеллажей (металлических стационарных или
передвижных, допускаются деревянные стеллажи, пропитанные
огнезащитным составом), вспомогательного или специального
оборудования (металлические шкафы, сейфы).
3. Хранение и размещение документов:
- соблюдение температурно - влажностного режима (оптимальный
режим: температура 17 - 19 град., относительная влажность воздуха
50 - 55 процентов, наличие психрометров и гигрометров различных
типов);
- соблюдение светового режима (принятие мер защиты документов
от попадания прямых солнечных лучей - шторы, ставни, жалюзи);
- соблюдение санитарно - гигиенического режима (санитарные дни
и периодическое обеспыливание);
- размещение документов (документы должны храниться на
стеллажах, не допускается их размещение на полу, на подоконниках,
в неразобранном виде);
- порядок опечатывания хранилищ и ограничение доступа в них
посторонних лиц.
4. Оборудование рабочего места сотрудников архива и
организация приема посетителей, наличие образцов заполнения
заявлений.
5. Эстетика оформления интерьера.
6. Порядок обслуживания представителей организаций, заявителей
и учет выданных документов.
7. Соответствие учета и хранения архивного фонда нормативным
требованиям:
- наличие справочного материала по административно -
территориальному делению района, города по годам;
- наличие описи архивного фонда, картотеки или алфавитных
журналов;
- наличие метрических книг, подлежащих сдаче в окружной
госархив, и их готовность к сдаче;
- соблюдение требований к формированию книг актовых записей
(подборка и брошюровка записей, оформление титульных листов,
корешков книг, наличие заверительных подписей согласно принятым
обозначениям);
- состояние и качество переплета архивного фонда, количество
книг, подлежащих реставрации.
8. Уровень автоматизации архивной работы:
- наличие автоматизированных рабочих мест (количество
работающих, количество ПЭВМ, программное обеспечение);
- использование возможностей программного обеспечения (виды
работ);
- ведение первичной регистрации (виды актовых записей и
периоды);
- состояние электронного архивного фонда.
9. Порядок выдачи повторных гербовых свидетельств, копий
записей актов гражданского состояния и справок:
- учет заявлений граждан о выдаче повторных свидетельств;
- порядок регистрации письменных обращений граждан и
организаций;
- сроки исполнения запросов;
- обоснованность выдачи гербовых свидетельств, справок, копий
записей актов гражданского состояния.
Примечание. На день проверки отдела ЗАГСа комиссией
просматривается организация приема и качество обслуживания граждан
по вопросам получения документов из архива.
V. Подведение итогов смотра - конкурса
При подведении итогов смотра - конкурса архивные фонды отделов
ЗАГСа округа подразделяются на группы:
I группа:
1. г. Сургут
2. Сургутский район
3. г. Нижневартовск
4. Нижневартовский район
5. г. Нефтеюганск
6. г. Ханты - Мансийск
7. Ханты - Мансийский район
8. Березовский район
9. Советский район
10. Белоярский район
11. Кондинский район
II группа:
1. г. Югорск
2. г. Покачи
3. г. Когалым
4. г. Лангепас
5. г. Пыть - Ях
6. г. Мегион
7. г. Нягань
8. г. Радужный
9. Нефтеюганский район
10. Октябрьский район
11. г. Урай
Выводы и предложения конкурсной комиссии оформляются
протоколом и представляются на рассмотрение коллегии при
Управлении ЗАГСа Ханты - Мансийского автономного округа:
I этапа - в декабре 2001 года;
II этапа - в декабре 2002 года.
По итогам смотра - конкурса устанавливаются следующие премии:
I место - 50 тыс. рублей;
II место - 30 тыс. рублей;
III место - 20 тыс. рублей.
Порядок расходования премии:
50 процентов - на премирование сотрудников;
50 процентов - на развитие материально - технической базы
архивного отдела.
Для победителей смотра - конкурса учреждаются дипломы и
поощрительные призы.
Приложение N 2
к распоряжению
Губернатора
Ханты - Мансийского
автономного округа
от 28 июня 2001 г. N 290-рг
СОСТАВ
ОРГКОМИТЕТА ПО ПРОВЕДЕНИЮ СМОТРА - КОНКУРСА
ПО СОЗДАНИЮ УСЛОВИЙ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ И УЧЕТА
АРХИВНОГО ФОНДА СРЕДИ ОТДЕЛОВ ЗАГСА
ХАНТЫ - МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
Дробот Г.В. - заместитель управляющего делами
Губернатора Ханты - Мансийского
автономного округа
Струженко В.И. - начальник Управления ЗАГСа Ханты -
Мансийского автономного округа
Сажаева Л.Д. - начальник Управления по делам архивов
Ханты - Мансийского автономного округа
Перевалова Н.С. - заместитель начальника Управления ЗАГСа
Ханты - Мансийского автономного округа
Серпутович Н.И. - главный специалист Управления ЗАГСа Ханты
- Мансийского автономного округа
|
