АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СУРГУТА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 10 мая 2006 г. N 989
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
В соответствии с п. 5 ст. 35, п.п. 7 п. 1 ст. 36 Устава
муниципального образования городской округ город Сургут, решением
городской Думы от 28.12.2005 N 550-III ГД "О структуре
Администрации города", распоряжением Администрации города от
01.03.2006 N 490 "Об утверждении требований к оформлению положений
о структурных подразделениях Администрации города":
1. Утвердить Положение об архивном отделе согласно приложению.
2. Признать утратившим силу распоряжение Мэра города от
10.10.2001 N 2614 "Об утверждении Положения об архивном отделе".
3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на
заместителя главы Администрации города Алешкову Н.П.
И.о. главы Администрации города
В.А.БРАТАШОВ
Приложение
к распоряжению
Администрации города
от 10.05.2006 N 989
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
1. Общие положения
1.1. Архивный отдел (далее - отдел) является структурным
подразделением исполнительно-распорядительного органа местного
самоуправления городской округ город Сургут - Администрации города
Сургута.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской Федерацией, законодательством Российской Федерации,
законодательством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры,
Уставом города Сургута, иными муниципальными правовыми актами
города Сургута, а также настоящим Положением.
1.3. Отдел не является юридическим лицом, имеет печать с
собственным наименованием, соответствующие штампы и бланки,
необходимые для его деятельности.
1.4. Местонахождение отдела: 628400, Тюменская область, Ханты-
Мансийский автономный округ - Югра, город Сургут, улица
Магистральная, дом 28.
1.5. Финансирование расходов на содержание отдела
осуществляется за счет средств бюджета города в пределах
утвержденных ассигнований.
2. Цели отдела
Отдел создан в целях:
а) реализации вопроса местного значения по формированию и
содержанию муниципального архива;
б) информационного обеспечения органов местного самоуправления
городского округа город Сургут, удовлетворения прав граждан и
организаций на получение архивной информации.
3. Функции отдела
3.1. Функции отдела в области обеспечения сохранности и учета
архивных документов и архивных фондов
3.1.1. Хранит:
- документы, образующиеся в результате деятельности органов
местного самоуправления городского округа и муниципальных
организаций;
- документы юридических и физических лиц, в том числе документы
личного происхождения, документальные коллекции, воспоминания лиц,
деятельность которых связана с историей города, поступившие на
законном основании в муниципальную собственность;
- архивные документы ликвидированных организаций,
образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав
Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по
личному составу, а также архивные документы, сроки временного
хранения которых не истекли;
- фото и другие документы на различных видах носителей,
отображающие прошлое и настоящее города;
- печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие
фонды архива;
- учетные документы, методические материалы, архивные
справочники и другие материалы, необходимые в практической работе
отдела.
3.1.2. Осуществляет учет архивных документов по архивным
фондам, коллекциям, единицам хранения.
3.1.3. Ведет:
- книгу учета поступлений документов;
- списки фондов;
- описи дел и документов или их разновидности;
- листы фондов или заменяющие их документы, а также другие
учетные документы, на основании которых составляются документы
централизованного государственного учета.
3.1.4. Ежегодно составляет:
- паспорт архива по состоянию на 1 января;
- карточки фондов на поступившие в течение года фонды;
- сведения об изменениях в составе и объеме фондов по состоянию
на 1 января и представляет их в Управление по делам архивов Ханты-
Мансийского автономного округа - Югры.
3.1.5. На основании представленных организациями - источниками
комплектования архива паспортов архивов организаций по состоянию
на 1 декабря ежегодно составляет сведения о состоянии хранения
документов в организациях - источниках комплектования городского
архива по состоянию на 1 декабря и представляет их в Управление по
делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
3.1.6. Осуществляет автоматизированный государственный учет
архивных документов с использованием программного комплекса
"Архивный фонд".
3.1.7. Проводит рациональное размещение, топографирование и
картонирование документов архивного фонда.
3.1.8. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и
розыск необнаруженных дел, оформляет результаты проделанной
работы.
3.1.9. Проводит анализ физического состояния документов,
выявляет документы, имеющие физическое и химическое повреждение,
составляет план восстановления документов.
3.1.10. Реставрирует и восстанавливает дела и документы.
3.1.11. Поддерживает температурно-влажностный и санитарно-
гигиенический режим хранения документов.
3.1.12. Проводит шифровку (нумерацию) единиц хранения,
оформление обложек, ярлыков, нумерацию листов, подшивку
документов.
3.1.13. Выдает документы из архивохранилищ в читальный зал
исследователям, работникам архивов организаций во временное
пользование, осуществляет контроль за их возвратом.
3.1.14. Проверяет соответствие фактического наличия дел их
количеству по описи, правильность оформления дел.
3.1.15. По итогам приема документов вносит записи в основные и
вспомогательные учетные документы.
3.1.16. Составляет описи на дела постоянного, временного срока
хранения, фотодокументы.
3.1.17. Вносит на рассмотрение Главе города и курирующему
заместителю главы Администрации города предложения по обеспечению
сохранности документов, хранящихся в отделе, реализует принятые
решения.
3.2. Функции отдела в области комплектования архива:
3.2.1. Разрабатывает и по согласованию с Управлением по делам
архивов Администрации Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
представляет на утверждение Главе города списки организаций -
источников комплектования архива, ведет систематическую работу по
уточнению этих списков.
3.2.2. Составляет и реализует планы представления описей дел
организаций - источников комплектования архива, планы-графики
приема-передачи документов на постоянное хранение, направляет их в
организации.
3.2.3. Организует отбор и своевременную передачу в архив
документов постоянного срока хранения организаций - источников
комплектования архива.
3.2.4. Проводит экспертизу ценности документов, своевременный
отбор и выделение документов с истекшими сроками хранения к
уничтожению.
3.2.5. Принимает документы на депозитарное хранение (документы
бухгалтерского учета, срок хранения которых на момент ликвидации
не истек).
3.2.6. Выявляет владельцев личных фондов, документы которых
представляют интерес для истории города, и принимает указанные
документы на хранение в архив.
3.2.7. Проводит паспортизацию ведомственных архивов,
муниципальных музеев, библиотек.
3.3. Функции отдела в области создания и развития системы
научно-справочного аппарата к архивным документам и архивным
фондам:
3.3.1. Проводит работу по анализу, созданию и развитию системы
научно-справочного аппарата к архивным документам с учетом годовых
планов работы архива.
3.3.2. Осуществляет категорирование архивных фондов.
3.3.3. Проводит работы по научному описанию архивных
документов, хранящихся в отделе, усовершенствованию и переработке
описей.
3.3.4. Осуществляет тематическую разработку документов архивных
фондов, ведет систематический и другие каталоги.
3.3.5. Ведет автоматизированную тематическую базу данных
"Картотека решений исполкома городского Совета народных
депутатов".
3.3.6. Ведет "Фондовый каталог" документов постоянного срока
хранения.
3.3.7. Разрабатывает и готовит предложения по внедрению
автоматизированных технологий и выносит их на рассмотрение
управления по информатизации и сетевым ресурсам Администрации
города.
3.4. Функции отдела в области организационно-методического
руководства и контроля за работой ведомственных архивов.
3.4.1. Проводит проверки состояния делопроизводства и
ведомственного хранения документов, в том числе по личному
составу, в организациях - источниках комплектования архива.
3.4.2. Оказывает методическую помощь организациям Списка N 1 -
источников комплектования архива и Списка N 2 - резерва источников
комплектования архива в проведении экспертизы ценности документов,
разработке номенклатур дел, инструкций по делопроизводству,
положений об экспертных комиссиях ведомственных архивов,
составлении описей дел постоянного хранения и по личному составу,
описей фотодокументов.
3.4.3. Проводит семинары, консультации по вопросам организации
работы с документами.
3.4.4. Представляет на рассмотрение экспертно-проверочной
методической комиссии Управления по делам архивов Ханты-
Мансийского автономного округа - Югры полный комплекс документов
по согласованию номенклатур дел, описей дел по личному составу и
утверждению описей дел постоянного хранения.
3.4.5. Ведет карточки учета работы с организациями города, в
том числе имеющими в делопроизводстве научно-техническую
документацию (документацию по планировке и застройке промышленных
комплексов, по землеустройству и т.д., подлежащую приему в архив
после истечения срока ведомственного хранения).
3.4.6. По поручению Управления по делам архивов Ханты-
Мансийского автономного округа - Югры проводит проверки условий
хранения научно-технической документации в структурных
подразделениях Администрации города (департамент архитектуры и
градостроительства, департамент имущественных и земельных
отношений), оформляет справки по результатам проверок и направляет
их в Управление по делам архивов Ханты-Мансийского автономного
округа - Югры.
3.5. Функции отдела в области использования архивных
документов:
3.5.1. Представляет для ознакомления заинтересованным лицам
перечни информации и услуг по информационному обеспечению,
сведения о порядке и условиях доступа к информационным ресурсам
муниципального архива.
3.5.2. Представляет в установленном федеральным
законодательством порядке информацию по архивным документам по
запросам граждан и организаций, выдает в установленном порядке
заверенные копии и выписки из документов.
3.5.3. Организует подготовку материалов для средств массовой
информации и публикаций в периодических изданиях.
3.5.4. Проводит документальные выставки, готовит тематические
подборки документов, проводит экскурсии по архиву, лекции, встречи
с общественностью.
3.5.5. Проводит школьные уроки в качестве дополнительной
информации к курсу отечественной истории и краеведению.
3.5.6. Организует работу читального зала архива, в
установленном порядке обеспечивает информационное обслуживание
исследователей.
3.5.7. Ведет учет и анализирует эффективность использования
документов архива.
3.6. Функции отдела в области административно-управленческой
деятельности.
3.6.1. Составляет годовые отчеты отдела о выполнении основных
направлений развития архивного дела и направляет их в Управление
по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
3.6.2. Разрабатывает проекты муниципальных правовых актов по
вопросам архивного дела и делопроизводства.
3.6.3. Информирует курирующего заместителя главы Администрации
города, Управление по делам архивов Ханты-Мансийского автономного
округа - Югры о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения
документов в организациях и других нарушениях законодательства об
архивном деле.
3.6.4. Принимает меры по надлежащей эксплуатации и
хозяйственному обслуживанию помещений архива.
3.6.5. Разрабатывает и реализует мероприятия по гражданской
обороне и чрезвычайным ситуациям, противопожарной безопасности,
согласовывает их с соответствующими организациями.
3.7. Функции отдела в области работы с документами по личному
составу.
3.7.1. Контролирует сохранность документов по личному составу в
муниципальных организациях города, обеспечивает прием, сохранность
и использование документов ликвидированных организаций.
3.7.2. Принимает на хранение документы по личному составу
ликвидированных организаций.
3.7.3. Оказывает методическую и практическую помощь
ликвидируемым организациям при передаче документов по личному
составу в архив.
3.7.4. Информирует организации и граждан о местонахождении
документов по личному составу, не принятых на хранение в архив.
3.7.5. Осуществляет контроль за исполнением запросов социально-
правового характера, направленных по принадлежности.
3.7.6. Ведет картотеку действующих организаций города.
3.7.7. Проводит розыск архивов действующих и ликвидированных
организаций Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Тюменской
области и Российской Федерации для исполнения запросов граждан и
организаций.
3.8. Для реализации целей своего создания отдел осуществляет
иные функции в соответствии с муниципальными правовыми актами
органов местного самоуправления городского округа город Сургут.
4. Статус начальника отдела
4.1. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на
должность и освобождаемый от должности Главой города по
представлению курирующего заместителя главы Администрации города,
если иной порядок не предусмотрен законодательством Российской
Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры,
муниципальными правовыми актами.
4.2. Начальник отдела осуществляет непосредственное руководство
деятельностью отдела на основе единоначалия и несет персональную
ответственность за выполнение возложенных на отдел функций, за
несоблюдение действующего законодательства, сохранность
документов, находящихся в ведении отдела, за разглашение служебной
информации, состояние трудовой и исполнительной дисциплины.
4.3. Начальник отдела:
- представляет на утверждение Главе города Положение об отделе;
- представляет Главе города предложения о замещении вакантных
должностей работников отдела, если иной порядок не предусмотрен
законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами;
- дает работникам отдела обязательные для них письменные или
устные указания по вопросам, отнесенным к компетенции отдела,
контролирует их исполнение;
- проводит совещания по вопросам деятельности отдела;
- направляет Главе города представления о поощрении или
дисциплинарном взыскании работников отдела;
- отвечает в установленном порядке на письма граждан и
организаций;
- ведет в пределах функций, возложенных на отдел, прием граждан
и представителей организаций;
- направляет в управление кадров и муниципальной службы заявки
для включения в план повышения квалификации и переподготовки
(переквалификации) сотрудников;
- вносит в установленном порядке на рассмотрение Главы города
проекты муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в
компетенцию отдела;
- организует исполнение муниципальных правовых актов,
касающихся деятельности отдела;
- осуществляет в пределах компетенции отдела контроль и
проверку исполнения муниципальных правовых актов по вопросам
архивного дела;
- издает в пределах своей компетенции приказы, обязательные для
исполнения работниками отдела;
- разрабатывает годовые и перспективные планы работы отдела,
согласовывает их с Управлением по делам архивов Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры и направляет их на утверждение
курирующему заместителю главы Администрации города;
- разрабатывает и представляет в установленном порядке
предложения к проекту городского бюджета о расходах на содержание
отдела;
- решает вопросы улучшения условий и охраны труда работников
архива, осуществляет мероприятия по технике безопасности
работников архива;
- готовит заявки на техническое оборудование и сопутствующие
материалы, обеспечивающие деятельность архива, организует их
распределение;
- организует дежурство сотрудников отдела по сдаче охранно-
пожарной сигнализации помещений архива на пульт вневедомственной
охраны;
- осуществляет иные полномочия, возложенные на него в
установленном порядке.
4.4. Начальник отдела вправе в установленном порядке
делегировать отдельные предоставленные ему полномочия своему
заместителю.
4.5. В период временного отсутствия начальника отдела его
обязанности исполняет заместитель начальника отдела.
4.6. Заместитель начальника отдела назначается и освобождается
от должности Главой города по представлению начальника отдела и
согласованию курирующего заместителя главы Администрации города,
если иной порядок не предусмотрен законодательством Российской
Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры,
муниципальными правовыми актами.
5. Заключительные положения
5.1. Персональная ответственность начальника и работников
отдела устанавливается в их трудовых договорах и должностных
регламентах.
5.2. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся
распоряжением Администрации города.
|
