МЭР ГОРОДА СУРГУТА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 31 января 2001 г. N 214
О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ КОНКУРСНОЙ И ИНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
В соответствии с Положением о муниципальном заказе в
муниципальном образовании город окружного значения Сургут,
принятым решением городской Думы от 07.12.2000 N 317-II ГД в целях
обеспечения сохранности конкурсной и иной документации,
относящейся к проведению конкурсов на поставку продукции,
выполнение работ, оказание услуг для нужд муниципального
образования город окружного значения Сургут:
1. Утвердить Инструкцию о порядке хранения конкурсной и иной
документации, относящейся к проведению конкурсов на поставку
продукции, выполнение работ, оказание услуг для нужд
муниципального образования город окружного значения Сургут,
согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений Администрации
города, имеющим в своем составе рабочие группы (организаторов
конкурсов), принять к исполнению указанную Инструкцию.
3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на
заместителя Мэра города, председателя Комитета по экономике и
прогнозированию Самойленко А.П., управляющую делами Администрации
города Катеринич В.М.
Мэр города Сургута
А.Л.СИДОРОВ
Приложение
к распоряжению
Мэра города Сургута
от 31 января 2001 г. N 214
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ КОНКУРСНОЙ И ИНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ,
ОТНОСЯЩЕЙСЯ К ПРОВЕДЕНИЮ КОНКУРСОВ
НА ПОСТАВКУ ПРОДУКЦИИ, ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ,
ОКАЗАНИЕ УСЛУГ ДЛЯ НУЖД МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОД ОКРУЖНОГО ЗНАЧЕНИЯ СУРГУТ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок и сроки хранения
документации, относящейся к проведению конкурсов на поставку
товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд муниципального
образования город окружного значения Сургут, до принятия
соответствующего закона.
1.2. В соответствии с пунктом 5.13 Положения о муниципальном
заказе в муниципальном образовании город окружного значения
Сургут, принятого решением городской Думы от 07.12.2000
N 317-II ГД, обязанность по обеспечению сохранности документации
возлагается на организаторов конкурсов (Комитет по экономике и
прогнозированию Администрации города, рабочие группы в структурных
подразделениях Администрации города).
1.3. В настоящей Инструкции используются следующие основные
понятия:
Конкурсная документация - формы заявки на участие в торгах
(конкурсах), разработанные организатором конкурса с учетом
необходимых критериев отбора победителя и передаваемые участникам
торгов (конкурсов) за установленную плату.
Хранению подлежат заполненные формы конкурсной документации с
приложениями (пункт 6.1 Положения о муниципальном заказе в
муниципальном образовании город окружного значения Сургут),
представленные на конкурс его участниками.
Срок хранения - срок, установленный настоящей Инструкцией, в
течение которого организатором конкурса обеспечивается сохранность
документов, исчисляемый с 1 января года, следующего за годом, к
которому относится данный документ.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел.
2. Основные требования к формированию дел,
подлежащих хранению
2.1. Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать
смысловому содержанию документов в данном деле.
2.2. Заголовок дела состоит из элементов, располагающихся в
следующей последовательности:
- название вида дела (конкурс, его название, дата проведения,
переписка и т.п.) или разновидности документов (протоколы, приказы
и т.п.);
- название организации (структурного подразделения), которой
адресованы документы;
- краткое содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела.
2.3. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию
соответствуют заголовку дела.
2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
требования:
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- помещать в дело только исполненные документы;
- проверять правильность оформления каждого документа: наличие
подписей, даты, заверительной надписи на копии и т.п.;
- группировать в дела документы одного делопроизводственного
года;
- приложения, независимо от их дат, присоединять к тем
документам, к которым они относятся. Приложения большого объема
следует формировать в отдельный том, о чем в документе делается
отметка.
2.5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы
они по своему содержанию последовательно освещали определенные
вопросы.
2.6. Заполненные формы конкурсной документации, относящиеся к
конкретному конкурсу, приложения к ним, а также заявки структурных
подразделений на проведение данного конкурса формируются в
отдельное дело.
2.7. Протоколы решений комиссий за соответствующий год,
расположенные по порядку, составляют содержание отдельного дела.
2.8. Переписка систематизируется в хронологической
последовательности:
- документ - ответ помещается за документом - запросом,
входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие -
по датам отправления.
3. Перечень документов, подлежащих хранению,
и сроки хранения
3.1. Документы, связанные с формированием реестра
муниципального заказа:
- проекты муниципальных заказов структурных подразделений на
соответствующий финансовый год - срок хранения 1 год;
- сводный проект муниципального заказа на соответствующий
финансовый год - срок хранения 3 года.
3.2. Документы, относящиеся к проведению конкурсов:
- заполненные формы конкурсной документации с приложениями,
заявки структурных подразделений на размещение муниципальных
заказов, оформленное в установленном порядке объявление о
проводимых торгах - срок хранения 1 год;
- протоколы решений отраслевых комиссий - срок хранения 3
года;
- протоколы согласований центральной конкурсной комиссией -
срок хранения 3 года.
3.3. Статистические и другие виды отчетности - срок хранения 3
года.
3.4. Переписка - срок хранения 1 год.
3.5. Акты уничтожения - срок хранения 3 года.
3.6. Фотоматериалы, компьютерные дискеты и диски,
предоставляемые на конкурс, аудио- и видеокассеты с записью
заседаний комиссий - срок хранения 1 год.
4. Порядок уничтожения документов
по истечении сроков хранения
4.1. По истечении каждого календарного года организатор
конкурсов формирует перечень документации, подлежащей уничтожению
по сроку хранения. Руководитель структурного подразделения, в
составе которого осуществляет свою деятельность организатор
конкурсов, назначает своим приказом ответственных лиц, обязанных
уничтожить документацию согласно перечню.
4.2. Оформленные и утвержденные руководителем структурного
подразделения акты уничтожения подлежат хранению.
|
